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RPA導入で職員の通勤手当認定業務を効率化。年間数百時間の業務削減を実現し、負担軽減と精度向上に成功しました！

佐賀県庁 様

業種
地方公共団体
製品
BizRobo!（RPA）

概要

佐賀県の職員の皆様で抱えていた業務負担の軽減を目的に、RPA導入による業務効率化をご支援しました。
これまで申請内容の確認に膨大な時間を要していた作業や、手作業での検索・判断が必要だったプロセスに対し、自動化ソリューションをご提案。県庁内での業務運用効率の向上が実現しました。

クライアントの課題

  • 膨大な業務量と時間: ロボットによる作業改善前には1件あたり30分を要する確認作業が年間700件以上あり、担当職員の業務負担が極めて重い状況が続いていた。
  • 手作業による検索・判断:申請ごとに地図アプリを検索し、妥当性を個別に判断する手間が発生していた。

プロセス

職員が申請した住所をロボットが自動で読み込み、地図アプリを活用して適切な通勤経路を検索し、申請者への確認依頼メールの下書きを保存する仕組みを構築しました。
この仕組みにより、担当者はロボットが保存したメールの下書きを確認・送信する効率的なフローに改善することが可能となりました。。

効果

  • 劇的な時間短縮：人の手で実施していた1件あたりの処理時間をロボットに代行させることで大幅に短縮することができ、発生した余剰機関を他業務に活用できた。
  • 勤務時間の有効活用：RPA専用PCで稼働することにより、日中の担当者業務を圧迫せずに導入が可能となった。
  • 精度の向上と業務フローの標準化：申請者宛のメールをフォーマットから作成し下書き保存までをロボットで行うことで、これまで発生していた手作業による入力ミスや登録漏れを防止できるようになり、職場からも業務改善意識についての意見がでてくるようになった。

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